Comment bien organiser son voyage d’entreprise ?

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Publié le : 24 janvier 2020

L’organisation d’un voyage demande beaucoup de minutie, encore plus lorsqu’il s’agit d’un voyage d’entreprise. En effet, il n’est pas toujours évident que les participants partagent les mêmes goûts et distractions. Il va falloir trouver un point commun pour que chacun puisse s’épanouir et profiter de son voyage au maximum.

Du départ au retour en passant par les activités, tout doit être préparé avec attention. S’il s’agit d’un voyage d’entreprise pour négocier un marché, l’issu pourrait dépendre également de la préparation de celui-ci. Que ce soit un voyage pour rencontrer des collaborateurs ou des partenaires, ou juste un moment de détente entre collègues, bien le préparer évite de se déplacer en vain.

Comment s’y prendre dans la préparation d’un voyage d’entreprise ? Quelles sont les destinations prisées par les entreprises pour faire voyager leurs collaborateurs ? Vous trouverez quelques éléments de réponses dans la suite de ce texte. Pour optimiser votre voyage, vous trouverez quelques astuces pour économiser, et surtout profiter de votre séjour sans prise de tête.  

Organiser un voyage d’entreprise entre collaborateurs

Les voyages d’entreprises ont pour objectif premier, la détente, ensuite la création d’une cohésion, et le resserrage des liens entre collaborateurs. Ils sont organisés dans une ambiance associant travail et détente pour faire part des résultats de l’entreprise, féliciter les collaborateurs pour leur rôle à la bonne marche de l’entreprise, et présenter les nouveaux objectifs. Il est très important pour chaque entreprise, dans la mesure où il véhicule l’image de l’entreprise auprès de ses employés, de ses partenaires et même de ses concurrents.

Il existe 2 types de voyage d’entreprise :

  • Le séminaire d’entreprise : Il rassemble un groupe de personne de la même corporation pour étudier un problème ou une question donnée. Elle est la plupart du temps, dirigée par un conférencier extérieur ou une personne de l’entreprise.
  • Le voyage récompense : il s’agit d’un voyage dont le but est de récompenser et encourager les collaborateurs pour leur implication dans la bonne marche de l’entreprise.  Souvent offert aux meilleurs salariés de l’année, ou les commerciaux ayant apporté les plus gros marchés.

Qu’il s’agisse d’un voyage séminaire ou voyage récompense, il est important d’ajouter à ses événements, des activités dans le style de team-building. Les team-buildings sont des activités pratiquées en groupe visant à renforcer les liens entre collaborateurs.

Ce dont nous parlerons aujourd’hui est le voyage de groupe dans le style team-building.  

Les meilleures destinations pour un voyage de groupe

Choisir une destination pour un voyage de groupe s’avère difficile dans la mesure où, chaque participant doit en tirer satisfaction. C’est aussi l’occasion de renforcer les liens entre collègues, en pratiquant des activités de groupe. Pour vous, nous avons sélectionné 4 destinations parmi les plus sollicités par les entreprises pour les voyages entre collaborateurs.

Un séjour au ski

Si votre voyage d’entreprise est prévu en période hivernale, l’idéal serait de l’effectuer dans une des meilleures stations de ski, nombreux sont les français qui sont adeptes des montagnes. La seule petite difficulté est le choix de la station de ski dans laquelle vous allez séjourner. En France, plusieurs stations de ski reçoivent des voyages de groupe, les massifs des Alpes, des Pyrénées et du Jura.

Avant de décider dans laquelle passer votre séjour entre collaborateurs, faites une petite enquête pour connaître la préférence de vos collaborateurs. Selon les réponses, vous choisirez entre une station de ski familiale, sportive, de haute ou de moyenne altitude, etc. Pour les voyages d’entreprise, les prix des logements et les tarifs des activités sont généralement revus à la baisse. En fonction de la durée de votre séjour, vous pouvez bénéficier de certains privilèges comme par exemple, des visites guidées gratuites.

Des activités telles que des raquettes, de la luge, de la motoneige, des vols en parapente, des balades en chien de traîneau, du curling, aux séances de balnéothérapie, sont à pratiquer en groupe de préférence. Certaines stations proposent des soirées à thème animées avec DJ. Vos soirées passées entre collègues seront inoubliables.

Retrouvez les meilleures stations de ski de France en cliquant sur ce lien : Les meilleures stations de ski.

Chaque station de ski propose une activité phare, selon les besoins de l’équipe, vous choisirez la station qui répond le mieux à vos attentes. En choisissant, ayez l’œil sur les tarifs proposés, certaines stations sont un peu plus chères que d’autres.

Les Etats-Unis d’Amérique

Plusieurs français rêvent de visiter les Etats-Unis, précisément les villes de New-York, San Francisco, Chicago, Dallas ou encore Las Vegas. Offrir un voyage dans le pays de l’oncle Sam serait le cadeau parfait que l’on puisse offrir à ses collaborateurs. D’abord, il faut identifier les attentes de vos collaborateurs, et choisir les destinations les plus demandées par ceux-ci. Pour une semaine de séjour, vous pouvez visiter plusieurs villes et endroits mythiques américains (le Grand Canyon, le lac Powell, le parc national de Zion dans l’Utah, la Statue de la Liberté). Vous pouvez aussi visiter Brooklyn, Harlem, organiser des balades en bateau autour de Manhattan.

Dans plusieurs états, il est possible de se loger à moindre coût. Il existe des auberges de jeunesse, des campings, des motels. Pour le déplacement, tout dépend de votre budget, vous pourrez vous déplacer en avion pour passer d’un état à un autre. Pour les petites distances, privilégier les déplacements en train ou en bus. Ces derniers moyens de transport cités sont moins coûteux que celui en avion.

Se rendre aux Etats-Unis requiert des démarches administratives pour avoir les documents autorisant votre séjour. Pour les ressortissants français, vous n’avez pas besoin de visa, juste une autorisation électronique de voyage (Esta) valide pour 2 années. Elle se fait en ligne au prix de 13 euros environ. 

La Thaïlande

La Thaïlande est située en Asie du Sud-Est. C’est un pays qui a su préserver sa culture asiatique dans un monde pleine évolution. Cette culture est encore visible dans la capitale, Bangkok, plusieurs utilisent encore des moyens de déplacement à l’ancienne pour affecter leurs courses. La Thaïlande dispose de plusieurs sites touristiques, notamment les temples bouddhistes, des iles, des plages, et plusieurs parcs dans lesquels vous pouvez pratiquer des safaris.

Il est préférable de bien choisir votre date de départ, la Thaïlande est un pays à fort taux pluviométrique, il pleut sur plusieurs mois dans ce pays (une saison sèche de décembre à avril, une saison de mousson de fin mai à novembre). Il y a des périodes d’événements et festivals en Thaïlande, notamment le festival de Loy Krathong qui se tient courant le mois de novembre.

En Thaïlande, vous pouvez loger dans des guesthouses (logements familiaux confortables, regroupant plusieurs chambres, offrant un confort modeste à prix très réduit), dans des auberges, des campings, et des motels. Pour un voyage en groupe, ces types de logements vous reviendront moins chers, et vous donneront l’impression de vous sentir en famille. Les hôtels sont un peu plus coûteux, et en plus, vous ne serez pas en contact direct avec la culture locale, encore très présente dans la capitale.

Côté transport, le train est le moyen de déplacement privilégié dans ce pays. Il est pratique pour se rendre dans plusieurs localités du pays, en plus, ces tarifs sont très abordables. Il existe d’autres moyens de transport tels que l’avion, le bus, et des sociétés de transport privées, qui peuvent vous louer des véhicules 4×4.

L’entrée dans ce pays exige un visa. Différents types de visas sont proposés aux voyageurs. Pour les personnes désireuses de passer 30 jours ou moins, il n’y a aucune formalité. Il suffit de se présenter avec un passeport en cours de validité, le visa sera posé automatiquement dans votre passeport. Une fois sur place, si vous décidez de prolonger votre séjour, vous ferez la demande auprès des autorités compétentes.

La République dominicaine

La République Dominicaine est l’une des destinations les plus visitées des Caraïbes. Cette île paradisiaque dispose d’un bel atout touristique avec de très belles plages de sable blanc, une mer de couleur turquoise. La station balnéaire de Punta Cana, est la plus renommée de la République Dominicaine. A Samana, à l’ouest de l’île, vous pourrez admirer des baleines à bosse, cette région abrite la plus grande concentration de cette espèce au monde. Le plus haut sommet des Caraïbes avec 3 100 mètres d’altitude se trouve à la République Dominicaine, précisément au sein des parcs nationaux Armando Bermúdez et José del Carmen Ramírez.

La période favorable pour se rendre en République Dominicaine est la saison sèche (de décembre à avril). En février, il y a le carnaval de Saint-Domingue qui verra des défilés hauts en couleur. Vous découvrirez au travers de ce festival, toute la diversité culturelle et historique de cette République.

Se loger en République Dominicaine est très facile, vous pouvez louer une villa pour votre séjour qui vous reviendra moins cher. Le loyer mensuel d’une location pareil peut valoir le cinquième du prix d’une nuit passée dans un hôtel de luxe pour toute l’équipe. Pour cela, s’adresser à des agences locales avant votre arrivée. En dehors de ce type de logement, il y a des moyens de logements classiques tels que les hôtels, les auberges. Pour plus de convivialité, vous pouvez loger chez des particuliers, plusieurs habitants louent leurs maisons aux voyageurs pour quelques jours.  

Se déplacer est également très aisé sur cette île. Pour mieux connaître ce beau paysage, déplacez-vous en bus, en taxis, en moto-taxis. Ces différents moyens de transport locaux sont à des prix très accessibles. Vous avez la possibilité de louer des véhicules avec des sociétés de locations, mais vous aurez à payer un peu plus cher. 

L’entrée sur ce territoire ne nécessite pas de demande de visa, juste avoir un passeport valide. Une carte de touriste d’environ 10 euros vous sera exigée à l’aéroport ou aux frontières terrestres. Cette carte est valable pour 30 jours. Si vous souhaitez y passer plus de temps, il faudra faire une demande de visa en bonne et due forme avant votre voyage auprès de l’ambassade, ou sur place.

Préparer sa valise pour un voyage d’entreprise

Pour un voyage d’entreprise de ce genre, il n’y a pas trop de tracasserie concernant la tenue vestimentaire. Vous n’aurez pas à effectuer des rendez-vous d’affaire, donc pas de prise de tête. Selon votre destination, et les activités à effectuer sur place, vous emporterez avec vous les vêtements adaptés. Prenez avec vous des tenues, des chaussures dans lesquels vous vous sentez à l’aise.

Si vous partez dans une station de ski, le lien inséré dans le paragraphe plus haut, vous donnera plus de détails de ce que vous devez prendre pour ce séjour.

S’il s’agit d’une destination à l’étranger, renseignez-vous sur le climat et la pluviométrie de cette localité avant de faire votre valise.

N’oubliez pas de prendre avec vous, une petite trousse à pharmacie pour les soins de première nécessité. Elle vous aidera en cas de blessures, de douleurs à effectuer les premiers soins, avant de chercher à vous rendre dans un centre hospitalier.  

Organiser un voyage d’entreprise pour affaire

Peu importe l’objet du voyage d’entreprise, il y a des éléments primordiaux à ne pas oublier, et surtout ne rien laisser au hasard. Toutes ces attitudes et prérequis évitent au voyageur de baigner dans le stress, et rater le but premier de ce voyage. Si certaines choses comme le passeport sont essentiels pour le départ, il y en a d’autres qui sont substantiels durant le séjour.

Faire un mémento du trajet

La première chose à faire lors de la préparation d’un voyage d’entreprise est la check-list de votre trajet, des rendez-vous et des activités à effectuer lorsque vous serrez sur place. Dans un carnet ou sur un bloc-notes, inscrivez la date et l’heure de votre départ, et de votre retour ; les lieux, dates et heures de vos différents rendez-vous et des activités à faire ; les dates et heures des endroits à visiter. Listez tout ce que vous ferez durant votre séjour dans les moindres détails. Ce mémento vous aidera à ne pas rater votre vol, oublier un rendez-vous important, ou faire les choses de travers.

Le carnet ou le bloc-notes dans lequel vous noterez toutes ces choses doit être gardé soigneusement, le perdre peut vous faire passer à côté du but de votre voyage. 

Une copie de votre pièce d’identité et tous vos documents

La seconde chose à faire dans la préparation de votre voyage d’entreprise est la copie de votre pièce d’identité et de vos documents:

  • Les 2 premières pages de votre passeport
  • Pièce d’identité (très important pour un voyage à l’étranger)
  • Ordre de mission / objet du voyage
  • Documents d’entreprise (rapport d’activité, etc)

Si possible, les numériser, et les mettre sur une clé USB. Cette clé doit être à votre portée, en cas de perte de bagages, cette clé vous sera d’une grande importance.

Ces copies sont importantes dans la mesure où vous égarez l’un des originaux, surtout lorsque vous partez à l’international. Se retrouver dans un pays étranger sans pièce d’identité, ou document justifiant votre présence dans ce pays peut être un risque pour votre sécurité. Et même plus, vous faire échouer votre voyage. Plusieurs voyageurs se sont retrouvés dans des situations inconfortables pour avoir égaré leurs documents justifiant leur identité et leur présence sur le territoire. 

Définir clairement les motifs de votre voyage d’entreprise

Avant de décoller, il faut avoir une idée claire de la raison de votre présence dans ce pays. Elle vous permettra de bien vous préparer afin d’atteindre le mieux vos objectifs. Si votre voyage d’entreprise a pour objectif la rencontre de certains collaborateurs pour resserrer les liens, vous ne devez surtout pas faire le « maître » lors de vos rencontres. Dans ce cas, il va falloir miser sur des rencontres dans des restaurants, si vous le faites au sein de l’entreprise, faites-le autour d’un cocktail. Si vous vous y rendez pour présenter un bilan d’activité, ou pour des réunions techniques, privilégier les rencontres au sein de cette entreprise.  

S’il s’agit d’une présentation, mettez tous vos documents sur une clé USB, écrivez ce que vous comptez dire, ou du moins les grandes lignes.

Se renseigner sur la ville ou le pays de destination

Lorsque vous préparez un voyage d’entreprise, renseignez-vous sur la ville ou le pays de destination. Sur le plan sécuritaire, il y a certaines mesures à prendre en compte pour éviter des désagréments. Apprenez les us et coutumes locales, car, enfreindre une coutume locale peut vous faire rater un contrat. Une bonne marque d’attention peut également vous faire gagner le cœur de vos futurs collaborateurs, ou jouer en votre faveur s’il s’agit d’une demande de financement par exemple.

Dans certains pays, refuser le thé proposé est frustrant pour les autochtones. Le fait peut impacter négativement la suite de votre entretien avec les personnes qui vous reçoivent, peu importe le cadre dans lequel vous y êtes.

Visiter le site internet du Ministère des Affaires étrangères du pays de destination. Si vous partez dans une localité de votre pays, visitez plutôt le site internet de cette ville, consultez certains articles qui parlent de cette localité. Vous aurez plusieurs informations sur leurs manières de vivre, etc.

Préparer sa valise pour un voyage d’entreprise

Agenda, objectifs définis, renseignements pris sur la ville d’accueil, il ne reste plus qu’à préparer la valise. La réussite d’un voyage d’entreprise demande aussi de faire bonne impression vis-à-vis des personnes que vous aurez à rencontrer.

Cette impression engage beaucoup de choses entre autres la qualité de vos rendez-vous, mais aussi de votre style vestimentaire. Comme le dit le célèbre adage « l’habit ne fait pas le moine, mais il permet d’identifier celui-ci ». Il va s’en dire que, ce que vous porterez en dira un peu plus sur votre personnalité. Ce n’est pas une raison pour emporter toute votre garde-robe avec vous.

Voyager léger, emportez que ce qui est vraiment nécessaire, tant au niveau des tenues vestimentaires que des documents.

Pour un homme, 2 ensembles vestes de couleurs sobres, et 2 paires de souliers feront l’affaire. Par contre, prenez un peu plus de cravates (selon le nombre de rendez-vous si possible), ce sont elles qui mettront une différence entre vos tenues.

Pour les dames, ayez impérativement 2 tailleurs, dont une jupe, des chemisiers, une ou 2 robes de couleur sobres, 2 paires d’escarpins. N’emportez pas toute votre trousse à maquillage, prenez plutôt quelques éléments pour un maquillage effet naturel.

Pour éviter de perdre du temps à l’enregistrement des bagages, il est préférable de voyager avec une valise à roulettes que vous pouvez emporter dans l’avion.

Résumez vos journées

N’attendez pas la fin de votre voyage d’entreprise pour faire un bilan, vous risquez d’oublier certains points importants de vos rencontres. Faites un bilan chaque fin de journée, marquez les points positifs, comme négatifs, pour vous améliorer le jour suivant. Enumérez ce qui a été fait et ce qui n’a pas été. Si les collaborateurs rencontrés vous ont fait des remarques sur votre personne ou sur l’entreprise, il faut aussi les noter.

Confier la préparation de son voyage d’entreprise à des professionnels

Entre les démarches administratives pour le visa s’il s’agit d’un voyage à l’international, et l’organisation personnelle à faire, la préparation d’un voyage d’entreprise n’est pas chose facile. Si la préparation vous épuise, vous allez carrément passer à côté du but. Raison pour laquelle, il est préférable de confier toute cette organisation à des professionnels.

Ils sont expérimentés, leurs contacts réguliers avec les hôtels, les compagnies aériennes, les restaurants, leurs donnent cette facilité de négocier les tarifs. Selon votre budget et vos activités, ces professionnels vous aideront pour vous loger et vous déplacer convenablement dans la ville qui vous accueille. Ils vous aideront pour trouver des espaces adaptés selon le type de rencontres, de réunions ou de conférences à faire. Il existe plusieurs structures exerçant dans ce secteur d’activité, vous avez :

  • Euro Disney Vacances Sas
  • Tui France
  • France Billet
  • Agence De Voyages Fram
  • Karavel
  • Odalys Residences
  • Voyageurs Du Monde
  • Versailles Voyages
  • Thalasso N 1
  • Odalys Evasion
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