Pour organiser une réservation de vol ou d’hébergement, il est de coutume de faire appel aux agences de voyages. Ce sont des professionnels jouant le rôle d’intermédiaires de sorte à vous décharger de certaines formalités de départ. Toutefois, il est important de faire le bon choix d’agence et de savoir quel genre de mission leur confier. Dans les lignes qui suivent, nous vous dressons une liste de toutes les raisons qui pourraient vous pousser à prendre contact avec ce type de prestataires.

Agence de voyage : présentation de l’activité

Pour savoir pourquoi contacter une agence de voyage, il est important de connaître les activités de ce type de prestataire. Par ailleurs, c’est une corporation qui est régie par certaines règles. Vous pouvez vous faire aider p un annuaire des agences de voyages pour effectuer votre choix. En effet, les activités d’une agence de voyage peuvent dans l’ordre se présenter en 5 catégories que sont :

• L’accueil client,
• la prise de contact avec les tiers,
• l’accompagnement ou la prise de relais pour les démarches administratives,
• l’élaboration des formules tout compris,
• le service après-vente.

L’accueil client ou la présentation des prestations

Chez les agences de voyages, l’accueil client consiste à proposer à la clientèle les différentes formules du catalogue de prestations. S’il s’agit d’une agence spécialisée dans la planification de vacances, elle vous présentera une liste de vols, d’hébergements et de commodités en rapport avec ce thème. Pour les agences proposant des réservations pour des voyages en amoureux, vous aurez l’occasion de consulter une liste des meilleures destinations romantiques. Toutefois, de manière générale, la majorité des agences de voyages n’ont pas de spécialisation particulière. Elles peuvent ainsi vous fournir le service nécessaire en fonction de vos différentes attentes.

La prise de contact avec les tiers

Une agence de voyage joue avant tout le rôle d’intermédiaire et de facilitateur. Elle est censée sélectionner pour vous les meilleurs séjours aux meilleurs prix. Ainsi, elle est généralement en contact et en partenariat avec des professionnels locaux tels que :

• les compagnies de voyages,
• les agences de location de véhicule,
• les établissements d’hébergement,
• les sites touristiques,
• les lieux de divertissement, etc.

Ainsi, ce sont ces tiers qu’elle devra contacter pour vos différentes réservations. Il faut par ailleurs noter que cette prise de contact n’est pas toujours déclenchée du fait de la demande du client. Une agence de voyage ayant un fonctionnement bien ficelé est généralement déjà en partenariat avec ces tiers. Ainsi, elle n’aura pas à effectuer de longues procédures de réservation. Un simple mail ou un coup de fil suffiront à assurer ces tâches.

La prise en charge des démarches administratives.

Les démarches administratives constituent pour la plupart des gens un facteur de stress et de pression. C’est la raison pour laquelle les agences de voyages sont parfois disposées à prendre le relais pour certaines d’entre elles. Pour les autres procédures nécessitant votre intervention personnelle, ces dernières joueront le rôle de consultants. Si par exemple, vous avez des photocopies de pièces d’identité ou de documents administratifs à faire, l’agence se fera un plaisir de les faire à votre place. Vous avez également la possibilité de leur demander conseil pour des mesures concernant le passe vaccinal de la Covid-19 ainsi que les vaccins de vol.

La conception des formules tout compris

Dans le domaine des agences de voyage, une formule tout compris est l’ensemble des prestations réunies en un pack. Ce pack est présenté au client dans les détails avec la tarification correspondant à chaque prestation. Une bonne agence de voyage ne doit pas proposer ses services de manière individuelle. N’oublions pas que le client veut juste profiter de ses vacances sans toutefois se soucier de chaque démarche à effectuer au départ ou à l’arrivée. Ainsi, une formule tout compris peut être composée des éléments suivants :

• la réservation du billet d’avion aller-retour.
• la réservation de l’hébergement : prise en compte de la durée du séjour et de la pension complète (restauration),
• la réservation du moyen de locomotion : location de véhicule et souvent la réservation d’un taxi à la descente de l’avion ou du train.

Le service après-vente ou le suivi de la satisfaction clients

Contrairement à ce que certains peuvent croire, le travail d’une agence de voyage ne s’arrête pas après les différentes réservations. Pendant votre trajet aller et une fois à destination, vous pouvez rencontrer quelques problèmes (intempéries, indisponibilité de véhicule de location, etc.). Si, par exemple, votre établissement d’hébergement est fermé à la dernière minute du fait de certaines restrictions sanitaires, votre agence doit vous proposer un plan B. Bien entendu, cette alternative doit être envisagée en amont lors de la préparation de la formule tout compris. C’est pour cette raison que vous devez sélectionner avec soin l’agence à laquelle vous confierez vos réservations. Surtout, n’hésitez pas à vous assurer qu’elle prévoit une ou plusieurs solutions en cas d’imprévus de ce genre.

Quelle est la législation en vigueur dans le domaine des agences de voyage ?

Selon la législation, les professionnels du domaine sont tenus de se faire immatriculer au registre des agents de voyage. Cette procédure administrative est initiée par l’agence de développement touristique de la France (Atout France). C’est un secteur d’activité très fourni en prestataires de services et tous n’ont pas forcément la qualification et l’accréditation nécessaires pour exercer. Ainsi, pour vous assurer que vous avez affaire à une agence agréée, vérifiez les mentions légales de celle-ci sur les en-têtes ou les pieds de page de ses documents. Vous pouvez également faire une recherche rapide sur Internet de sorte à vérifier si l’agence possède un site Internet ou toute autre référence de qualité.